Dasar-Dasar Perencanaan

DASAR-DASAR PERENCANAAN
Apakah Perencanaan itu ?
Perencanaan adalah proses yang mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan pekerjaan organisasi.
Mengapa Manajer membuat Perencanaan ?
• Maksud Perencanaan
Kita dapat mendefiniskan sekurang-kurangnya empat alasan untuk merencana. Perencanaan memberi arah, mengurangi dampak perubahan, meminimalkan pemborosan dan kegiatan rangkap, dan menjadi standar yang digunakan dalam penngendalian.
Perencanaan memberi arah kepasa para manajer dan juga non manajer. Ketika para karyawan mengetahui ke mana arah organisasi ,apa yang harus mereka sumbangkan unruk mencapai sasaran tersebut, mereka dapat mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka, bekerja sma satu sama lain untuk mencapai sasaran tersebut.
Walaupun perencanaan tidak dapat menghapuskan perubahan, para manajer merencana supaya dapat mengantrisipasi perubahan dan membuata tanggapan yang paling efektif terhadapperubahan itu.
Selain itu, perencanaan mengurangi kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia. Jiaka berbagai kegiatan dikoordinasikan ke seputar rencana yang mapan, pemborosan waktu dan sumber daya, serta berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalkan.
Perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk mengendaliakan. Dalam perencanaankita menyusun sasaran dan rencana itu. Kemudian melalui fungsi pengendalian, kita memperbandingkan kinerja aktual terhadap sasaran tersebut, mengidentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil tindakan.
Bagaimana Manajer Membuat Perencanaan ?
Perencanaan Sasaran dan Rencana dalam Perencanaan
Perencanaan mencakup dua elemen penting : sasaran dan rencana
Sasaran adalah hasil yang diinginkan untuk individu, kelompok, dan seluruh organisasi.
Rencana adalah dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran yang mencakup alokasi sumber day,penyusunan jadwal, dan tindaka yang diperlukan lainnya untuk mencapai sasaran tersebut.
• Jenis-jenis sasaran
Sasaran terbagi dua: Sasaran yang ditetapkan dan sasaran nyata. Sasaran tang ditetapkan adalah pernyataan yang resmi mengenai apa yang dikatakan oleh organisasi, dan apa yang diyakini oleh berbagai stakeholder sebagai sasarannya. Sedangkan sasasran nyata adalah sasaran yang sebenarnya dikejar oleh organisasi, seperti yang didefinisikan oleh tindakan para anggotanya.
• Jenis-jenis perencanaan
Luasnya Kerangka Waktu Kekhususan Frekuensi Pengguna
Stratejik Jangka Panjang Pengarah Sekali pakai
Operasional Jangka pendek pemerinci Terus-menerus

Rencana Stratejik adalah rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseeluruhan,menjadi sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam lingkungannya.
Rencana Operasional adalah rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh
Rencana jangka panjang adalah Rencana dengan keranfgka waktu yang lebih ari tiga tahun
Rencana jangka pendek adalah Rencana yang mencakup satu tahun atau kurang
Rencana spesifik adalah Rencana yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran
Rencana pengarah adalah Rencana yang fleksibel dan menjadi pedoman umum
Rencana sekali pakai adalah Rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik
Rencana teru-menerus adalah Rencana yang bekesinambungan yang menjadi pedoman begi kegatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang.
Menetapkan Sasaran dan Mengembangkan Rencana
1. Pendekatan Untuk Mencapai Tujuan
Segala yang dilakukan anggota organisasi harus diarahkan untuk membantu unit kerja dan organisai mereka mencapai sasaran. Sasaran itu dapat ditetapkan melalui proses penetapan sasaran tradisional atau manajemen berdasarkan tujuan.
Penetapan sasaran trdisional adalah sebbuah pendekatkan untuk menetapkan sasaran dimana sasaran ditempatkan ditingkat atas organisasi dan kemudian dipecah menjadi sub-sasaran untuk masing-masing tingkat organisasi.
Selain penetapan sasaran tradisional, banyak organisasi menggunakan manajemen berdasarkan tujuan (management by objectives, MBO). MBO adalah system manajemen di mana sasaran kinerja yang rinci ditentukan bersama-sama oleh para karyawan dan para manajer mereka, kemajuan kea rah pencapaian sasaran dikaji sacara berkala, dan imbalan dibagi-bagikan berdasarkan kemajuan itu.
• Karakteristik Sasaran yang Terancang dengan Baik
a. Ditulis berdasarkan hasil bukannnya tindakan
b. Dapat diukur dan dihitung
c. Jelas kerangka waktunya
d. Menantang sekaligus dapat dicapai
e. Tertulis
f. Dikomunkasikan kepada semua anggota organisasi yang perlu
• Langkah-langkah Penetapan
a. Mengkaji misi organisasi
b. Mengevaluasi sumber daya yang tersedia
c. Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan dari orang lain
d. Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada semua yang perlu mengetahuinya
e. Kajialah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.
2. Mengembangkan Rencana
Proses penyusunan rencana dipengaruhi oleh tiga factor kontigensi dan oleh pendekatanperencanaan yang diiikuti.
• Factor Kontigensi Dalam Perencanaan.
Tiga factor kontigensi memengaruhi perencanaan tingkatan dalam organisasi, derajat ketidakpastian lingkungan, dan lamanya komitmen masa datang.
• Pendekatan Terhadap Perencanaaan
Dalam pendekatan tradisional, perencanaan dilakukan sepenuhnya oleh para manajer tingkatan atas yang sering dibantu oleh departemen perencanaan formal, sekelompok spesialis perencanaan yang tanggung jawab utamanya adalah membantu menuliskan bebrbagai rencanai organisasi.
Masalah Kontemporer dalam Perencanaan
1. Kritik Terhadap Perencanaan
Beberapa asumsi dasar yang mendasari perencanaan.
a. Perencanaan dapat menciptakan kekakuan
b. Rencana tidak dapat disusun dlam lingkungan yang dinamis.
c. Rencana formal tidak dapat menggantika intuisi dan kreativitas.
d. Rencana memusatkan perhatian para manajer pada persaingan sekarang, bukan kelangsungan hidup masa mendatang
e. Perencanaan formal memperkuat sukses yang bias menjurus ke kegagalan.
2. Perencanaan yang Efektif dalam Lingkungan yang Dinamis
Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis berati meratakan hierarki organisasional sebagai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana di dorong pada tingkat organisasional yang rendah, karena sedikit waktu yang tersisa untuk tujuan dan rencana yang mengalir dari atas. Manajer harus melatih karyawan mereka dalam menetapkan tujuan dan rancana dan lalu memercayai bahwa mereka akan melakukan hal yang sama.